Ako šikovne zvládať bežné pracovné povinnosti v kombinácii so súkromným životom?

Decembrový náučný utorok sa výnimočne niesol v netechnickom duchu. Náš kolega Metod sa podelil o vedomosti z oblasti time manažmentu. Tejto tematike sa venuje už vyše 6 rokov a počas svojho talku sa zameral najmä na tri kritické oblasti – návyky, prokrastináciu a plánovanie.

Rutina moja každodenná

Každý z nás má nejakú rutinu. Umývanie zubov, ranná kávička s cigaretkou, či bedminton každý utorok a štvrtok po práci. To, či ide o návyk alebo zlozvyk, nie je možné objektívne rozhodnúť. Pokiaľ nám nasávanie dymu z cigarety vyhovuje a chutí, nemôžeme ho jednoznačne označiť za zlozvyk, pretože z princípu je zlozvykom činnosť, ktorá nám osobne prekáža a bráni nám v dosahovaní cieľov. Návyky majú svoje výhody aj nevýhody. Robíme ich automaticky, a tak na ich vykonávanie nemusíme špeciálne myslieť. Pokiaľ ide o zlozvyk, je náročné zlomiť ho, pretože takisto funguje sám od seba.

Ako si teda vybudovať dobrý návyk?

V prvom rade musíme chcieť z nejakej činnosti vytvoriť návyk.  Teda ju chceme opakovať pravidelne, po celý život, alebo minimálne v horizonte niekoľkých rokov. Ak niečo nechceme robiť dlhodobo, nemusíme si vytvárať návyk.

Extrémne dôležité je mať internú motiváciu, keď chceme niečo dosiahnuť sami pre seba. Spúšťačom môže byť iný zaužívaný návyk, ktorý aktivuje ten nový, resp. nám poslúži ako pripomienka. Keď sa do svojho života rozhodnem zapojiť meditáciu, zaradím ju napríklad hneď po rannej hygiene. Spájanie návykov má pozitívny efekt pre budovanie tých nových. Netreba sa však presiliť, odporúča sa začať postupne. Príliš ťažký náklad na pleciach by nás mohol odradiť, pokiaľ nemáme tréning. Odstráňme prekážky a prispôsobme si podmienky tak, aby sme sa nemali na čo vyhovoriť. Nachystajme si tašku so športovým oblečením ku dverám, odložme popolníky a cigaretové výrobky zo svojho okolia. Informujme našich najbližších o zmenách, ktoré v našom živote prebiehajú. Vyhneme sa tak nedorozumeniam a zbytočným pokušeniam.

Preč so zlozvykmi

Pri zbavovaní sa zlozvykov je veľmi dôležité uvedomiť si, že nejaké máme. Rozhodnutie skoncovať s nimi musí vychádzať z vnútornej motivácie a nie z faktu, že nám to niekto povedal. Identifikujme spúšťač a odstráňme ho. Ak nie je možné spúšťač úplne odstrániť, nájdime alternatívu. Vynikajúco pôsobí vytváranie prekážok. Ak nechcem po večeroch popíjať pivo, pretože nechcem konzumovať alkohol, alebo preto, že nechcem prijímať zbytočné kalórie, jednoducho prestanem kŕmiť chladničku ďalšími fľašami. Urobím si čaj alebo fresh limonádu, ktorú môžem popíjať do zbláznenia a bez výčitiek.

Čo môžeš odložiť na zajtra, odlož na pozajtra!

Prokrastinácia je chorobné odkladanie dôležitých úloh na neskôr a má tri hlavné dôvody. Obvykle ide o nudné úlohy, ktoré v nás vyvolávajú nechuť. Ako sa teda namotivovať? Najlepšie urobíme, ak:

• sa nudných úloh zbavíme a delegujeme ich, pokiaľ pre nie sú potrebné
• spríjemníme si ich dodatočnou aktivitou (počúvanie muziky pri umývaní riadu, sledovanie TV pri žehlení),
• alebo sa skrátka namotivujeme externou odmenou (večera v reštaurácii).

Druhým častým dôvodom prokrastinovania je impulzívnosť, a teda vlastnosť, ktorá v nás prebúdza túžbu neustále reagovať na nové a nové podnety. Prokrastinátor tohto typu má bežne rozbehnuté viaceré projekty, a tak žiadny nedokončí na 100 %. V tomto prípade sa odporúča dôsledná prioritizácia a poctivý filter vonkajších podnetov. Ako tretí dôvod sa uvádza sebavedomie. Myslíme si, že najlepší výkon podáme pod stresom, a tak si plnenie povinností nechávame na poslednú chvíľu.

Ďalším častým dôvodom prokrastinácie je aj náš perfekcionizmus. Strácame množstvo času tým, že chceme naše dielo priviesť do dokonalosti, čo v konečnom dôsledku môže negatívne ovplyvniť dodržanie termínu. Najlepšou stratégiou je spraviť úlohu na 80 %. Ak nám ostane čas nazvyš, môžeme ho využiť na doladenie detailov.

Mám plán, na ktorom zakladám

Áno, plánovanie je základom, ktorý nás posúva bližšie k cieľom. Ak chceme. Metod sa v tomto prípade inšpiroval softvérovým vývojom. U nás v práci používame kanban prioritizáciu, ktorá zabezpečí dobrý tracking a úspešný posun úloh do kategórie splnených.

Existuje viacero metód, ktoré môžeme využívať a každému vyhovuje niečo iné – kalendáre, smartfóny, diáre alebo obyčajné notesy s využitím bullet journalingu. Dôležité je však tieto nástroje používať pravidelne. Stanovme si, ktorý deň a hodina nám najviac vyhovujú. Metod si vychvaľuje piatkové plánovanie, pričom jeho týždeň začína sobotou. Známy autor knihy „Seven habits of highly effective people“ Franklin Covey, naopak, odporúča ako vhodný plánovací deň nedeľu.

Klasický online kalendár je veľmi prehľadný a potom, čo si do neho zapíšeme aj bežné rutinné aktivity ako je spánok, hygiena alebo čas strávený v kostole, budeme prekvapení, koľko času nám v skutočnosti ostáva. Je dosť možné, že prehodnotíme žúrku do druhej rána, keď si uvedomíme, že nám naruší trvanie spánku a ostatné aktivity, na ktoré potrebujeme dostatočný fokus a energiu.

Metod sa s nami podelil o praktiky, ktoré pre neho veľmi dobre fungujú. Jednou z najdôležitejších vecí je príprava kalendára. Treba si ho vyplniť všetkými vecami, ktoré bežne robíme (aj mimo pracovného sveta).

Prečo to funguje?

1. Máme veľmi dobrý prehľad o tom, čo vlastne počas týždňa robíme.
2. Ak tam nájdeme niečo, čo už robiť nechceme, môžeme sa toho (viditeľne) zbaviť.
3. Vieme, koľko času reálne máme k dispozícií.
4. Kalendár môžeme zdieľať s partnerompar alebo kamarátmi.

Zbieranie úloh a nápadov sa ukázalo ako jedna z ďalších efektívnych činností, ktoré nám pomôžu k celkovej produktivite. Sú to také mini návyky, ktoré uľahčujú plánovanie, ale zároveň sa nimi nemusíme až tak zaoberať a kľudne ich môžeme nejaký čas nechať v „backlogu“. Pokiaľ sú tam dôležité veci, treba si ich posunúť na prioritizáciu. Takto si vyberieme len skutočne dôležité úlohy a tie nepodstatné necháme na inokedy, prípadne ich úplne vymažeme. Podkladom na zber môže byť tradičný papierový notes, ktorý zaistí rýchle zapisovanie. Okrem iného poslúžia poznámky v mobilnom telefóne, prípadne „email to self“. Takto si môžeme zapisovať hocičo, čo nám niekto povedal alebo nám napadlo a nechceme na to zabudnúť.

Obrátenie sa a zhodnotenie roka

Metod nám vrelo odporúča zamyslenie sa a prehodnotenie uplynulého roka. Ako vyzeral môj život/rok doteraz? Za čo som vďačný? Čo sa mi podarilo, nepodarilo a čo by som chcel do budúcna zlepšiť? Pomáha aj predstava toho, ako chcem, aby môj život vyzeral o päť rokov. Podľa našich dlhodobých cieľov si môžeme nadizajnovať tie krátkodobé, ktoré nám ich pomôžu dosiahnuť. Nezabudnime si načrtnúť všetky role, ktoré v živote zastávame. Napríklad Metod ich má hneď niekoľko – manžel, priateľ, syn, konzultant, komik a autor. Stanovenie si cieľov na najbližší polrok nám pomôže zadefinovať veci, ktoré sa týkajú každej role zvlášť. Uvedomíme si, ktoré návyky chceme pridať či odstrániť zo svojho života.

Ako si stanoviť reálne ciele? Držme sa jednoduchého pravidla SMART, ktoré definuje atribúty cieľov:

• Specific– špecifické a konkrétne
• Measurable– merateľné
• Achievable– dosiahnuteľné a prijateľné
• Realistic– realistické
• Time-related– časovo sledovateľné

O Metodovi

Metod Rybár pochádza zo stredného Slovenska a v súčasnosti býva v Bratislave. Začínal na part-time pozícii ako systémový administrátor. Vyštudoval FIIT STU a ročne prečíta v priemere 50 kníh (v posledných rokoch spĺňa cieľ na 110 %). Jeho prístup a zručnosti ho previedli viacerými pozíciami, a tak aktuálne pôsobí na pozícii biznis konzultanta. Vo voľnom čase sa okrem vyššie spomínaných rolí najradšej venuje samovzdelávaniu a osobnostnému rozvoju.